Change Management

Change-Management: Ziele, Herausforderungen & Modelle

Die Anpassung an neue Marktbedingungen und veränderte Kundenbedürfnisse ist ein wesentlicher Schlüssel zu langfristigem Erfolg. Ohne Veränderung kein Fortschritt, doch
nicht immer stoßen entsprechende Initiativen bei den Betroffenen auf geteilte
Zustimmung. Wie gelingt erfolgreiches Change-Management 2023?

Was ist Change-Management?

Veränderung ist eine Konstante in der strategischen Weiterentwicklung eines Unternehmens, denn Technologien, Mitbewerber und Kunden verändern sich ebenfalls.Change-Management ist ein Sammelbegriff für Methoden, Strategien und Modelle, die Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeiter dabei unterstützen, Veränderungsprozesse auf Organisationsebene anzustoßen und erfolgreich abzuschließen.

  • Warum wird die Veränderung durchgeführt? Welches sind die Gründe und Ziele für die Veränderung?
  • Wer wird von der Veränderung betroffen sein? Welche Stakeholder sind involviert und wie werden sie von der Veränderung beeinflusst?
  • Was wird sich verändern? Welche Prozesse, Strukturen und Systeme werden von der Veränderung betroffen sein?
  • Wie soll die Veränderung durchgeführt werden? Welche Schritte sind notwendig, um die Veränderung erfolgreich umzusetzen?
  • Wie wird sichergestellt, dass die Veränderung erfolgreich ist? Welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Veränderung zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielt?

Warum ist Change-Management notwendig?

Die gezielte Planung und Steuerung von Veränderungsprozessen ist notwendig, um die mit der Veränderung verbundenen Herausforderungen zu meistern und unter anderem die folgenden Risiken zu minimieren:

  1. Veränderungen können die Mitarbeiter aus ihrem gewohnten Arbeitsumfeld herausreißen, Ängste hervorrufen und Widerstand provozieren, wenn diese Ängste unangesprochen bleiben.
  2. Veränderungen sind nur wirksam, wenn sie von den Mitarbeitern verstanden und gelebt werden, ansonsten führt die Einführung neuer Tools, Prozesse und Ansätze eher zu Verwirrung anstatt zu mehr Effizienz entlang der Wertschöpfungskette.
  3. Veränderungen sind immer auch ein finanzielles Risiko, da sie in der Regel  Investitionen in neue Technologien, Prozesse oder die Ausbildung der Mitarbeiter erfordern.

Change Management Modelle & Schritte zur erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprozessen

Change-Modelle bieten Unternehmen einen Rahmen, um Veränderungsprozesse zu systematisieren und alle wesentlichen Schritte abzudecken. Im Laufe der Jahre haben erfahrene Consulting-Unternehmen verschiedene Modelle entwickelt, zum Beispiel:

  1. ADKAR-Modell: Das ADKAR-Modell verortet Veränderungen auf individueller Ebene und fokussiert sich auf die Fähigkeit der Mitarbeiter, die Veränderung zu akzeptieren und umzusetzen.
  2. Kotter’s 8-Schritte-Modell: Kotters Modell fokussiert Leadership und Kommunikation bei der Implementierung von Veränderungen.
  3. McKinsey 7-S-Modell: Das McKinsey 7-S-Modell stellt Veränderung als Zusammenwirken von Strategie, Struktur, Systeme, Fähigkeiten, Stilen, Werten und gemeinsamen Zielen dar.
  4. Lewin’s Change Management Model: Das Lewin’s Change Management Model betont die Bedeutung von Planung und Vorbereitung bei der Implementierung von Veränderungen und definiert drei Phasen: Unfreezing, Changing und Refreezing.

Auch wenn sich die Modelle bei der konkreten Ausgestaltung des Veränderungsprozesses unterscheiden, folgen alle Change-Management Modelle einer ähnlichen Priorisierung, die sich wie folgt zusammenfassen lässt:

  • Vision formulieren: Veränderung ist kein Selbstzweck, sodass der erste Schritt für gelungenen Wandel in der Ermittlung des Bedarfs und der Formulierung einer übergreifenden Vision besteht, welche die betroffenen Mitarbeiter mitnimmt, indem sie die geplanten Veränderungen mit den spezifischen Vorteilen für die Mitarbeiter verknüpft.
  • Für Transparenz sorgen: Ein Schlüssel zur erfolgreichen Steuerung von Veränderungsprozessen ist die Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter von Anfang an. Unternehmen sollten daher frühzeitig Mitarbeiter identifizieren, die in ihren jeweiligen Bereichen als Botschafter für Change fungieren, die zugrundeliegende Vision transportieren und Feedback aus der Belegschaft an die Führungsebene zurückspielen.
  • Motivieren und stärken: Auch wenn in der frühen Phase einer Veränderung alle Mitarbeiter an Bord geholt wurden, garantiert dies nicht die dauerhafte Unterstützung bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts. Während der Umsetzung besteht die Aufgabe des Change-Managements daher darin, die aufgebaute Motivation auch gegen Rückschläge aufrechtzuerhalten und auszubauen. Die Auswahl von Vorreitern im gesamten Unternehmen, die die gesamte Belegschaft repräsentieren – von denjenigen, die sich stark engagieren, bis hin zu denjenigen, die sich nicht engagieren – kann dazu beitragen, dass alle Bereiche des Unternehmens auf dem Weg mitgenommen werden.
  • Evaluieren und optimieren: Erfolgreicher Wandel ist ein kontinuierlicher Prozess der Überprüfung und Optimierung erlangter Fortschritte mit einer sich ständig verändernden Realität. Durch die Definition und Überwachung von für die Veränderung wesentlichen Kennzahlen stellen Unternehmen sicher, dass die angestrebte Veränderung nach wie vor den gewünschten Zweck erfüllt und alle Akteure nach wie vor der entwickelten Vision folgen.

Change Management: Herausforderungen & Hürden

Change-Management Modelle bieten Orientierung, sind aber weder ein Korsett noch eine Eier legende Wollmilchsau. Stattdessen sollten Unternehmen die Gemeinsamkeiten verschiedener Modelle identifizieren und für ihre eigene Situation adaptieren. Unabhängig vom verwendeten Framework stoßen sie auf bestimmte Hürden.

#1 : Mitarbeiter verstehen & Einwände adressieren

Jeder dritte Change-Manager ignoriert seine Mitarbeiter bei der Entwicklung und Umsetzung von Veränderungen. Aber jeder einzelne Mitarbeiter ist ein Individuum mit eigenen Werten und Vorstellungen, die seine Einstellung zu bestimmten Veränderungsprozessen am Arbeitsplatz formen. Während manche Menschen eher flexibel und offen reagieren, können andere Mitarbeiter Change-Initiativen behindern.

Nicht umsonst hat Change-Management seinen Ursprung in der Trauerforschung, denn die Veränderung der gewohnten Arbeitsabläufe und des gewohnten Arbeitsplatzes ist ebenfalls eine Form von Verlust. Für das Unternehmen mag die Einführung einer neuen Software enorme Effizienzgewinne bieten, einzelne Mitarbeiter müssen dafür allerdings eine neue Oberfläche kennenlernen, sich einarbeiten und eingeübte Verhaltensweisen ablegen. Im Gegensatz zu vielen anderen Formen der Trauer ist Widerstand gegen Change aber nicht immer rational – zum Beispiel, wenn die anvisierte Veränderung eine objektive Verbesserung für den Mitarbeiter darstellt. Change-Management hat vor diesem Hintergrund die Aufgabe, solchen Einwänden zu begegnen und Widerstand im Idealfall gar nicht erst entstehen zu lassen.

#2: Transparenz herstellen

Niemand wird gerne vor vollendete Tatsachen gestellt. Das gilt umso mehr, wenn die Veränderung die eigenen Arbeitsprozesse betrifft und eine große Umstellung erfordert. Transparente Kommunikation ist daher das wichtigste Werkzeug, um Einwände abzubauen und Widerstand gar nicht erst entstehen zu lassen.

 

Zusätzlich bereitet Transparenz in der Kommunikation den Boden füf eine offene Fehler- und Feedbackkultur, in der sich jedes Teammitglied mit seinem Wissen und seiner Erfahrung ernstgenommen und wertgeschätzt fühlt. Ehrliches Feedback ist die Voraussetzung für effektives Change-Management und setzt Vertrauen der Mitarbeiter in die Wirksamkeit ihres Feedbacks voraus.

 

Zur Förderung einer solchen Feedback-Kultur steht Unternehmen eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung – von  aktivierenden Mitarbeiterbefragungen und Workshops über runde Tische bis zur Ernennung von Botschaftern für Change innerhalb des Unternehmens. All diese Aktivitäten ermutigen die Mitarbeiter, sich aktiv an dem Prozess zu beteiligen, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihn annehmen, deutlich steigt. Davon profitieren letztlich vor allem die Unternehmen selbst, denn  Mitarbeiter sind Experten für “ihre” Prozesse und leben diese jeden Tag. Ihr Feedback kann ein Projekt substanziell voranbringen.

#3: Leerstellen kontinuierlich beleuchten

Rein quantitative Befragungen liefern nur dann ein vollständiges Bild, wenn Mitarbeiter wirklich ihre Bedenken quantifizieren und diese Bedenken überhaupt quantifizierbar sind. Allerdings äußern sich gerade Mitarbeiter, die sich mit einer Veränderung schwer tun, nicht unbedingt offen, wenn sie zum Beispiel das Gefühl haben, sie  könnten an der Richtung des Projekts ohnehin nichts Substanzielles ändern.

Qualitative Auswertungen – zum Beispiel in Form von Interviews mit den Mitarbeitern – erhellen unbeleuchtete Problemfelder und mögliche Ursachen. Sie liefern so die Basis, um anschließend Maßnahmen zu entwickeln, welche die identifizierten Mängel adressieren und Reibungspunkte im weiteren Verlauf minimieren.

Fazit: Reibungslose Veränderungen durch effektives Change-Management

Menschen, Märkte und Gesellschaften verändern sich kontinuierlich und auch Unternehmen müssen Geschäftsmodell und Wertschöpfungskette regelmäßig überprüfen und den neuen Gegebenheiten anpassen, um langfristig erfolgreich zu sein. Aber tiefgreifende Veränderungen provozieren häufig Angst und Widerstand auf Seite der betroffenen Mitarbeiter. Unternehmen sollten Bedenken und Einwände daher von Anfang an ernst nehmen und das Feedback systematisch in den Veränderungsprozess integrieren, um Reibungsflächen zu minimieren.

 

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