Marketing Automation: Vorteile, Anwendungsfälle und Tools
Laut einer Bitkom-Studie hat mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern maximal die Hälfte ihres Papierverkehrs digitalisiert. Das papierlose Büro ist in weniger als 20 Prozent der deutschen Unternehmen verwirklicht. Welche Hürden lauern bei der Umstellung auf papierlose Prozesse und welche Chancen bieten sie Unternehmen?
Was ist ein papierloses Büro?
Mehr als 200 Kilogramm Papier verbraucht jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr – und ein großer Teil fällt in Büros an. Rechnungen, Verträge, Dokumente, Notizen – die Papiermengen sind nicht nur aus Umweltsicht bedenklich, sondern auch eine potenzielle Hürde bei der Einführung effizienter Prozesse innerhalb des Unternehmens.
Ein papierloses Büro nutzt Software, um die papierbezogenen Prozesse digital abzubilden. Im Idealfall zirkuliert intern so überhaupt kein Papier mehr. Diese Transformation gelingt nicht über Nacht, sondern Schritt für Schritt:
- Dokumente digitalisieren: Im papierlosen Büro werden physische Dokumente durch Daten ersetzt. Ein Dokumentenmanagement-System bildet die Basis für die Erfassung aller Dokumente im Unternehmen.
- Prozesse implementieren: Mit einem digitalisierten Dokumentenbestand ist der Weg für nahtlose Zeichnungs-, Freigabe- und Informationsprozesse zwischen den Abteilungen frei. Einheitliche Workflows helfen, das Potenzial der papierlosen Prozesse für das gesamte Unternehmen zu erschließen.
- Software implementieren: Eine moderne Businesssoftware wie die BSI Customer Suite schafft einen Single Point of Truth für sämtliche Dokumente im Unternehmen. Verschiedene Versionierungen, redundante Dokumente und manuelle Weiterleitungen können so vermieden werden.
Nur ein Papiertiger? 5 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro
Die Idee des papierlosen Büros ist nicht neu und zumindest ein Teil der papierbezogenen Prozesse ist in der großen Mehrheit der Unternehmen mittlerweile digitalisiert. Aber nur jedes 8. Unternehmen hat laut einer SAGE-Studie ein vollständig papierloses Büro. Sie stoßen unter anderem an diese 5 Hürden:
1. Datenschutz:
Viele Unternehmen fürchten die datenschutzrechtlichen Implikationen eines papierlosen Büros, denn die DSGVO setzt dem Umgang mit Kundendaten enge Grenzen. Tools wie die BSI Customer Suite sind allerdings von vornherein innerhalb des Rahmens der DSGVO entwickelt und bieten dadurch sogar einen Vorteil: Der Einsatz einer Software limitiert die Möglichkeit für menschliche Fehler durch klare Workflows und standardisierte Prozesse.
2. Compliance:
Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an die Aufbewahrung verschiedener Dokumente, sodass Unternehmen je nach Branche komplexe Anforderungen erfüllen müssen. Viele haben daher Bedenken in Bezug auf die Digitalisierung von Rechnungen und Verträgen. Allerdings hat der Gesetzgeber längst eine rechtliche Grundlage für digitale Unterschriften geschaffen, sodass Zeichnungsprozesse sich heute rechtssicher digital organisieren lassen. Die BSI Customer Suite ist BAFIN-konform und bietet die Möglichkeit, elektronische Signatur gemäß eIDAS abzuwickeln.
3. Interner Widerstand:
Technologische Innovationen stoßen häufig auf Widerstand aus der Belegschaft – entweder motiviert durch die Angst des Arbeitsplatzverlustes oder eine Veränderung der gewohnten Strukturen und Abläufe. Die Umstellung auf ein papierloses Büro sollte daher von Anfang an in eine übergreifende Digitalstrategie eingebunden sein, welche auch die betroffenen Mitarbeiter systematisch in die Transformationsprozesse einbezieht.
4. Angst vor Investitionen:
Eine Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse setzt eine Investition in Software und Weiterbildung der Mitarbeiter voraus. Studien zeigen allerdings immer wieder die Wirtschaftlichkeit von digitalen Dokumenten-Managementsystemen auf.
5. Fehlende technische Infrastruktur:
Die IT-Infrastruktur ist in Unternehmen oft organisch gewachsen und selten sind alle Teilsysteme aus den einzelnen Abteilungen nahtlos miteinander integriert. Daten sind in einzelnen Systemen eingeschlossen und werden nicht in einem übergreifenden System gesammelt. Unter dieser Bildung von Datensilos leidet die interne Kommunikation und die Digitalisierung von Prozessen. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf eine übergreifende Business-Software, die alle wesentlichen Geschäftsfunktionen in einem System abbildet und Silobildung von vornherein ausschließt.
Diese Vorteile bietet ein papierloses Büro
Sowohl technische Hürden als auch interne Bedenken bremsen die Einführung des papierlosen Büros, dabei hat sie für Unternehmen diese 4 zentralen Vorteile:
- Schnellerer Zugriff auf historische Daten
Papier ist träge und macht das Suchen und Auffinden spezifischer Datensätze kompliziert. In einem papierlosen Büro werden alle Daten zentral gespeichert und lassen sich dadurch einfach durchsuchen. - Prozesse automatisieren
Dokumente sind bei der Automatisierung von Prozessen oft potenzielle Stolpersteine. Durch die Digitalisierung der Dokumenteströme schaffen Unternehmen die Voraussetzung für die weitergehende Automatisierung abteilungsübergreifender Prozess, die sonst an Papierbergen gescheitert ist. - Allseitiger Zugriff auf relevante Daten
Das physische Büro als Arbeitsort wird in der Zukunft immer häufiger durch hybride Arbeitsformen abgelöst. Mitarbeiter arbeiten teilweise im Büro, teilweise im Home-Office und teilweise auf der Geschäftsreise, und immer muss der Zugriff auf die benötigten Daten sichergestellt sein. In einem papierlosen Büro reicht ein internetfähiges Endgerät, um jederzeit auf alle Daten zugreifen zu können – Mitarbeiter tragen ihren Arbeitsplatz so einfach in der Tasche mit sich herum. - Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg
In der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit profitieren alle Stakeholder von einer gemeinsamen digitalen Datenbasis. Änderungen an Dokumenten können von allen in Echtzeit eingesehen werden, sodass Redundanzen vermieden werden.
3 Tipps für die Umstellung auf papierlose Prozesse
Die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse ist nicht nur eine technische Frage, sondern betrifft auch Mitarbeiter und Management. Mit diesen 3 Tipps gelingt die Umstellung zum papierlosen Büro:
- Change Management:
Die Umstellung papierbasierter Prozesse ist mit Umstellungen für die betroffenen Mitarbeiter verbunden. Sie müssen sich im Arbeitsalltag umgewöhnen und den Umgang mit neuen Tools lernen. Um Friktionen bei der Einführung zu vermeiden, sollten alle relevanten Stakeholder so früh wie möglich in die Planung einbezogen werden. Die Betroffenen haben eine unmittelbare Einsicht in die betroffenen Prozesse und ihr Feedback hilft, die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten. - Prozesse identifizieren:
Eine sorgfältige Planung stellt einen überschaubaren Zeit- und Kostenrahmen sicher und ermöglicht zeitnahe Erfolgserlebnisse. Im ersten Schritt sollte die bestehende Prozesslandschaft analysiert werden:- Welche Prozesse laufen papierbasiert ab?
- Welche Akteure sind daran beteiligt?
- Welche Prozesse versprechend das größte Einsparpotenzial?
- Welche Prozesse eignen sich nicht für eine Digitalisierung?
- Richtige Software wählen:
Ohne technologische Basis bleiben die möglichen Effizienzgewinne durch die Digitalisierung des Papierverkehrs auf der Strecke. Eine moderne Business-Lösung wie die BSI Customer Suite stattet Sie mit allen Werkzeugen für die Digitalisierung von Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung aus und ermöglicht nahtlos integrierte Freigabe- und Zeichnungsprozesse, ohne dass auch nur eine Seite Papier ausgedruckt werden muss.
Fazit: Mit BSI in Riesenschritten Richtung papierloses Büro
Das papierlose Büro bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit – und mit einem starken Partner gelingt die Umstellung heute so einfach wie nie.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Umstellung auf papierlose Prozesse unterstützen können!