Rechtssichere digitale Verträge durch elektronische Signatur: Vorteile, Voraussetzungen und Tools
Digitale Kanäle sind aus Marketing und Vertrieb nicht mehr wegzudenken. Mit der Implementierung der elektronischen Signatur verlegen Unternehmen auch den Vertragsabschluss als Meilenstein der Kundenbeziehung in digitale Welt und schaffen so die Basis fürnahtlose Prozesse entlang der Customer Journey. Bislang sind deutsche Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Signatur allerdings das Schlusslicht im europäischen Vergleich. Wir erklären, wie es funktioniert, welche Voraussetzungen sie erfüllen müssen und welche Lösungen es gibt.
Elektronische Signatur: Rechtssicher Verträge im Internet schließen
Mit der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/ (eIDAS-Verordnung) hat die EU bereits 2016 die Voraussetzungen für digitale Unterschriften geschaffen. Seitdem können Organisationen unter bestimmten Voraussetzungen volldigitale, rechtssichere Verträge schließen:
- Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur und kann ohne besondere Anforderungen an die Identifikation des Schlüsselinhabers oder die Sicherheit der Signaturerstellungseinheit erstellt werden. Die einzige Voraussetzung ist die Verknüpfung mit anderen elektronischen Daten.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss eindeutig einem Schlüsselinhaber zugeordnet sein und dessen zweifelsfreie Identifizierung ermöglichen. Zudem muss der Schlüsselinhaber den Schlüssel selbst erzeugen können und Änderungen müssen stets transparent sein.
- Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur muss auf einem zeitlich gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen, das von einer sogenannten „sicheren Signaturerstellungseinheit“ erzeugt wird. Darunter fallen Hard- und Software, welche die Anforderungen nach § 17 oder § 23 SigG, die relevanten Vorschriften der Rechtsverordnung nach § 24 SigG erfüllen.
Elektronische Signatur einführen: Vorteile
- Sicherheit: Sicherheitsbedenken waren lange der wichtigste Grund für die zögerliche Einführung der elektronischen Signatur. Allerdings erlauben moderne Lösungen wie BSI SnapView eine zweifelsfreie Identifizierung des Unterzeichners, sodass eine Fälschung deutlich schwieriger ist als ein falscher Vertragsschluss in der analogen Welt.
- Prozesse digitalisieren: Papierverträge setzen der Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Verwaltung engen Grenzen und bedingen einen hohen Aufwand für die Vorbereitung, Digitalisierung und rechtssichere Archivierung der Dokumente. Zeitersparnis. Digitale Signaturen vereinfachen zeitaufwendige Prozesse wie das physische Signieren, Speichern und Austauschen von Dokumenten und ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Dokumente zuzugreifen und sie zu unterzeichnen.
- Kosten sparen: Durch den Verzicht auf papierbasierte Verträge sparen Unternehmen Ressourcen in Form von Zeit, Personal und Bürofläche, die zuvor für die Verwaltung und Archivierung sämtlicher Verträge aufgewendet werden mussten.
- Nachvollziehbarkeit: Digitale Signaturen erstellen eine Audit-Trail, der die interne Aufzeichnung für Unternehmen erleichtert. Mit allem, was digital aufgezeichnet und gespeichert ist, gibt es weniger Möglichkeiten für manuelle Unterschreiber oder Aufzeichnungsverantwortliche, einen Fehler zu machen oder etwas zu verlegen.
- Nahtlose Customer Journeys: Mit der Implementierung einer qualifizierten elektronischen Signatur sorgen Sie für eine reibungslose digitale Kundenerfahrung ohne Bruch.
- Effizienzsteigerung: Die elektronische Signatur ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Prozessen, da Dokumente nicht mehr physisch unterzeichnet werden müssen.
Elektronische Signatur einführen: Worauf kommt es an?
Der Gesetzgeber stellt an die technische Umsetzung der elektronischen Signatur hohe Hürden, die nur wenige Anbieter erfüllen. Bei der Auswahl der Lösung sollten Sie daher die folgenden Fragen klären:
1. Anforderungen ermitteln:
Klären Sie im ersten Schritt die Anforderungen an eine Signatur-Lösung: Wird eine qualifizierte elektronische Signatur für den digitalen Fallabschluss benötigt? Wer muss die Signatur-Lösung nutzen können? Welche Sicherheitsanforderungen gibt es? Existieren branchenspezifische Compliance-Anforderungen?
2. Compliance sicherstellen:
Überprüfen Sie, welche Lösung Ihre Anforderungen und die rechtlichen Regularien abdeckt. Lösungen aus den USA kommen in der Regel nicht infrage, da sie dem CLOUD ACT unterliegen, welche die Anbieter zur Weitergabe von Daten an Geheimdienste zwingt. Dies widerspricht dem EU-Recht. Vorsicht: Auch Lösungen aus Deutschland und der EU nutzen häufig einzelne US-Module, welche den Einsatz der Lösung problematisch machen.
3. Integration mit anderen Systemen:
Entscheidend bei der Auswahl ist auch die Integration mit anderen Systemen und Prozessen. Die Einführung der elektronischen Signatur ist nur sinnvoll, wenn Sie anschließend in der Lage sind, Effizienz- und Produktivitätsgewinne durch Digitalisierung und Automatisierung zu erzielen.
Bei Einsatz einer Stand-alone-Lösung sind unter Umständen zusätzliche Schnittstellen notwendig, um die Integration zu gewährleisten, wodurch weitere Kosten und technische Probleme entstehen können.
Eine Lösung wie die BSI Customer Suite vereint CRM, Marketing, Vertrieb und elektronische Signatur in einer Plattform mit zentralen Data Warehouse und schafft so die Grundlage für nahtlose Prozesse.
Rechtssichere digitale Verträge mit BSI SnapView
Die BSI Customer Suite ist die All-in-one-Lösung für die effektive Steuerung und Koordinierung Ihrer Aktivitäten in Marketing, Kundenbetreuung und Vertrieb. Das Modul BSI SnapView ermöglicht dabei die qualifizierte elektronische Signatur und bietet dadurch die folgenden Vorteile:
- Integration in bestehende Systeme: Die BSI Customer Suite kann nahtlos in bestehende Systeme integriert werden.
- Flexibilität: Die BSI Customer Suite bietet verschiedene Arten von elektronischen Signaturen an, darunter einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
- Rechtliche Konformität: Die BSI Customer Suite erfüllt die Anforderungen der EU-Verordnung eIDAS und andere rechtliche Anforderungen.
- Sicherheit: Die BSI Customer Suite verwendet fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zertifikate, Hashfunktionen und Verschlüsselung.
- Automatisierung: Die BSI Customer Suite ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Arbeitsabläufe.
- Nahtlose Integration ins CRM: Alle Vertragsinformationen liegen sofort für die weitere Verwendung im CRM vor und können direkt für Marketing-Kampagnen, Kundenbetreuung und Vertrieb genutzt werden.
Nahtlose Customer Journey durch digitale Signatur
Gerade in beratungsintensiven Branchen wie der Versicherungs- oder der Finanzbranche sind die rechtlichen Anforderungen an den Abschluss eines Vertrags oft sehr hoch. Dadurch war lange Zeit immer ein Medienbruch notwendig, auch wenn die Anbahnung und die Beratung des Kunden bereits online stattfanden.
Dieser Bruch wird auch auf der anderen Seite der Kette spürbar. Durch analoge Verträge steigt der Verwaltungsaufwand und die Möglichkeiten für eine Automatisierung sind begrenzt. Zudem steigt das Potenzial für fehlerhafte Daten.
Mit der Einführung einer elektronischen Signatur kann etwa ein Versicherer den Prozess des Vertragsabschlusses erheblich vereinfachen und beschleunigen. Während der Online-Beratung kann der Kunde direkt den Vertrag digital unterzeichnen, ohne dass ein Ausdruck, eine Unterschrift oder ein Versand per Post erforderlich ist. Dadurch spart der Versicherer Zeit und Kosten für den Postversand und manuelle Bearbeitung.
Durch die Integration der elektronischen Signatur in die bestehende Online-Beratung kann der Versicherer ein nahtloses Kundenerlebnis schaffen. Der Kunde muss nicht mehr warten, bis der Vertrag per Post zugestellt und unterzeichnet zurückgeschickt wird, sondern kann direkt nach der Beratung den Vertrag unterzeichnen und abschließen. Dadurch sinkt das Risiko für einen Abbruch, während der Komfort für den Kunden steigt.
Die Verwendung einer eIDAS-konformen, qualifizierten elektronischen Signatur gewährleistet dabei auch höchste Sicherheitsstandards und Rechtsgültigkeit des Vertrags. Dies gibt dem Kunden zusätzliches Vertrauen und reduziert das Risiko von Fehlern und Betrug.
Ferner ermöglicht die elektronische Signatur dem Versicherer die effiziente Verwaltung und Archivierung der Vertragsunterlagen. Diese können schnell und einfach digital gespeichert und bei Bedarf wieder aufgerufen werden. Dies schafft die Voraussetzung für weitergehende Automatisierungen und Prozessoptimierungen, die die Effizienz und Produktivität des Unternehmens steigern können.